Spend Authorization Request PDF
支出授权请求用于授予对未来业务支出的许可. These
如前所述，授权是由员工代表自己或他人发起的. Spend
只有隔夜业务费用或每天只要求现金时才需要授权
advance. 一旦获得批准，支出授权将使请求的金额与
Cost Center’s budget.
Check Budget
创建支出授权的第一步是检查可用预算. For cost center and gift transactions, run the Budget Report, or the Operating Budget Variance for Organization. 如果交易是针对奖助金，则应运行“按分类账帐户报告的奖助金摘要”.
• In the Search field, enter 机构经营预算差异(R002) to find and run the Budget Report.
• In the Search field, enter Grant Summary by Ledger (R134) 查找并运行“按分类账帐户授予摘要”报告.
1) In the Organization field of the Budget Report, 选择提示图标并搜索您想要查看的组织. 查看您有权访问的所有成本中心或礼品的列表, select Active Cost Centers or All Gifts.
2)在资助摘要报告的组织领域, 选择Prompt图标并搜索您想要查看的项目.
3) Click the OK button.
The Budget Variance Report (R002)
审查适当的家长级别可用预算栏，以确保有资金可用于拟议的购买.
如果在正确的母账户中没有足够的预算, 需要完成并批准一项预算修正案. 请访问工作日2020网站访问预算修正案参考指南.
按分类帐分类拨款摘要报告(R134)
一旦确认有足够的预算进行，就开始构建支出授权.
Create Spend Authorization Request
1)在搜索栏中输入“Create Spend Authorization”，在搜索结果中选择.
或者，在主页应用程序中单击费用，并选择费用应用程序. 然后单击Actions下的Create Spend Authorization.
2)从“创建支出授权”界面进入“支出授权信息”部分
and enter the following:
●公司:此字段默认为十大博彩推荐排名州立大学.
● Start Date: Select the start date of the trip.
● End Date: Select the end date of the trip.
●描述:输入请求的标题(事件的名称等).).
●商务目的:选择与旅行目的相关的项目, by typing the name of the classification (i.e. conference). This is a required field.
3)在“支出授权详细信息”部分输入以下内容:
●报销支付方式:默认直接存入员工工资存入的地方.
●证明:根据员工所在部门的要求填写其他信息.
4)在“支出授权行”选项卡中的“支出授权信息”下方, 单击Add按钮为每个费用创建一行.
5) Complete the following fields:
●费用项目:输入费用项目或服务的名称. 该字段可通过键入项目名称进行搜索.
● Quantity: Total number of items or services.
●单位金额:每件物品/每项服务的金额.
●总金额:每个项目/服务的总金额.
备注:为处理支出授权的人员输入其他信息. This field is optional.
●请求现金预支:如果请求现金预支，请勾选此框. 现金垫款只能用于支付每日餐费. 注意:旅行卡持有人应随时要求预支现金，因为旅行卡不能用于按日支付旅行餐费.
●成本中心:确定哪个成本中心将支付项目/服务. 此字段默认与员工的成本中心一起出现. 如果需要指示不同的工作标签，请单击
相应的字段删除默认值，并通过提示图标搜索适当的工作标签. 注意-如果这些字段在第一行更改, 然后添加的所有行将反映新的信息.
花费授权不能在工作标签之间分割. 如果成本需要在多个成本中心、补助等之间分摊.，应在相应的费用报表上填写.
部门:确定将支付项目/服务的部门.
●附加工作标签:确定该项目/服务被收费给哪个基金和计划. 此字段默认与员工的成本中心相关联的工作标签一起出现.
重要:如果正在使用奖助金、捐赠或计划，请删除所有默认工作标签(成本中心等).)，通过单击相应字段中的X来删除默认值，并在附加工作标签字段中选择适当的驱动程序工作标签. 其余字段根据选择默认设置.注:与助学金相关的费用包括差旅费, the following worktags, located under the Additional Worktags field, must be completed:
●交易细节-在显示参与者成本费用时应填写
●消费分类-应用于表明是国内旅行还是国际旅行
6)在Spend Authorization选项卡下，选择Add图标来添加额外的行. 若要删除一行，请单击与该行关联的减号按钮.
7) Click the Attachments tab to add documentation. Attachments are required, 并且必须包括会议/会议的细节，包括将提供的膳食, 如果住宿价格高于GSA的价格，请附上证明, and any other backup required by the Cost Center.
Note – For International travel, 需要在支出授权中包含正当理由.
8)点击提交按钮，通过审批流程处理此请求.
Review Budget Check
如果系统发现预算与您的请求存在问题, “审查预算检查”操作和审查按钮显示在屏幕上, once the request is submitted. 一个项目也将被发送到您的收件箱，操作选项卡. 注意:如果预算有问题，此请求将不会发送给审批人进行审查.
1)单击Review按钮钻取请求以查找问题. 右上角显示预算状态.
2)点击行上的“查看”按钮，查看请求的具体细节.
3) Review the columns of the report, 并特别注意预算金额与当前交易列的对比.
4) Based on the information provided, 决定是否需要完成预算修正案, 或者是否应该编辑请求以调整工作标签.
Manage Spend Authorizations
Employees can locate, view, 并通过单击费用应用程序图标编辑其支出授权和费用报告, 并在费用仪表板中选择适当的操作.
注-对于那些由其他人代表员工或非员工提交的支出授权和支出报告, 发起人必须通过组织的支出授权行-报告(见下面的编辑支出授权部分)找到文档.)
1)在仪表板右侧的View区域下，选择Spend Authorization.
2) On the My Spend Authorization screen, 单击要编辑的未经批准的支出授权报告行的最右侧的Edit Spend Authorization按钮. Note – You can also click the twinkie at the magnifying glass of the spend authorization and select Spend Authorization > Edit to make changes to this document.
3)进行必要的修改，点击Submit，通过审批流程发送支出授权.
Approval Process
如果支出授权是由代表其他员工的个人创建的, 在转移到标准审批流程之前，支出授权将被路由到目标员工进行审查和批准.
审批者将在其Workday收件箱中收到通知. The approval flow is as follows:
● Cost Center Manager or Grant Manager (PI)
●特别审批人(如果需要)-奖助金会计，项目经理，捐赠经理，教务长
Office
注意-审批者可以将请求发送回请求者. If the approver sends the request back, 请求者在其收件箱中收到请求更改的通知. 一旦进行了更改，请求者必须重新提交请求.
Save for Later
1)点击Save for Later按钮保存您的请求，稍后再返回.
2)确定支出授权处于草案状态, 在主页的应用程序部分单击费用应用程序图标.
3)选择View Spend Authorizations并选择适当的Spend Authorization.
Check the Status of Approval
1)导航到你的收件箱，点击存档选项卡.
2)点击相应的通知，在屏幕左侧，点击
“流程”页签，查看审批历史和剩余流程步骤.
代表另一名员工(FOR WORKER)创建支出授权请求
成本中心财务专家角色可以启动此业务流程.
1)在搜索栏中输入“Create Spend Authorization for Worker”，在搜索结果中选择.
2) Enter and select the name of the MSU employee.
3)继续上一节中创建支出授权请求的步骤2.
代表外部委员会成员创建支出授权请求(对于非工作人员)
成本中心财务专家角色可以启动此业务流程.
1)在搜索栏中输入“Create Spend Authorization for Non-Worker”，在搜索结果中选择.
2)输入并选择非工作人员/外部委员会成员的姓名.
说明—如果系统中没有显示非工作人员, 发起人必须联系应付账款，以便在系统中创建个人.
3)继续上一节中创建支出授权请求的步骤2.
Edit “On Behalf Of” Spend Authorization
在支出授权获得批准之前，可以对其进行更改.
1)在搜索栏中输入“查找支出授权”，在搜索结果中选择“查找组织支出授权行-报表”.
2) In the Organization field, 选择Prompt图标和My Organizations来查看与您相关的成本中心列表，并选择适当的成本中心.
3) Click OK.
4)找到“支出授权状态”为“进行中”的支出授权行.
5)将鼠标悬停在Spend Authorization字段上，点击Actions菜单的小窗口.
6) Click Spend Authorization and click Change.
7)做必要的修改，点击Submit，通过审批流程发送费用报表.